Warum 3D-Druckunternehmen Ihre Auftragsverwaltungsprozesse Automatisieren Sollten

In unserem vorigen Artikel haben wir untersucht, wie Sie und Ihre Kunden von einer Software für Sofortangebote profitieren können (Tipp: die Ihren Umsatz steigert und die Kundenerfahrung verbessert). 

Viele 3D Druckunternehmen bevorzugen es jedoch immer noch, dass ihre Kunden Anfragen einreichen, die ihr Team dann intern prüft und bepreist. 

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen, mit denen 3D Druckunternehmen in dieser Phase konfrontiert sein können, und auf Lösungen, die ihnen helfen, Anfragen und Aufträge effizienter zu verwalten.

Wie die Verwaltung von Anfragen zu einem Engpass für Ihr 3D Druckgeschäft werden kann?

Wir haben fünf häufige Herausforderungen identifiziert, denen 3D Druckdienstleister bei der Verwaltung von 3D Druckanfragen und Druckaufträgen gegenüberstehen. 

1. Ein unorganisierter Prozess für den Empfang von Anfragen 

Die Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender 3D Druckanfragen ist sehr aufwendig, vor allem, wenn sie über verschiedene Kanäle wie Emails und Telefonanrufe auf Sie zukommen. 

Wenn Kunden ihre Designdateien als Anhänge per Email einsenden, zusammen mit Notizen zu ihren Anforderungen, kann die Verwaltung dieser Flut von Anfragen extrem zeitaufwendig und schwierig sein, besonders wenn sich Ihr Unternehmen im Aufschwung befindet.

Dieser Prozess wird noch komplizierter, wenn die wichtigen Informationen zur Anfrage fehlen oder der falsche Dateityp gesendet wird. In dieser Situation muss Ihr Team viel Zeit damit verbringen, mit einen Kunden per Email Kontakt aufzunehmen, um die richtigen Spezifikationen zu erhalten und darauf zu warten, dass er seine Anforderungen bestätigt oder klärt.

Aus Kundensicht sind dieser Emailverkehr oft störend und beeinträchtigt die Gesamterfahrung mit Ihrem Unternehmen. 

2. Über die Unfähigkeit, mehr Aufträge schneller zu bearbeiten 

Manuelle Prozesse sind ein schwarzes Loch für die Produktivität und eine schnelle Auftragsabwicklung.

Wenn Sie CAD-Dateien erhalten, müssen Ihre Projektmanager zunächst überprüfen, ob die Kundendateien druckfähig sind. Dieser Prozess beinhaltet oft die Verwendung eines separaten STL-Datei Reparatur-Tools, bei dem Sie die Dateien manuell hochladen und reparieren müssen. 

Sobald die Dateien repariert sind, geben Sie die Anfragedaten in Excel oder Google Sheets ein, um die Kosten zu berechnen, um diese Informationen dann an die Kunden weiterzuleiten. 

Die Wiederholung dieses Prozesses für nur ein paar Anfragen mag nicht wie ein großer Schmerzpunkt erscheinen. Wenn Sie jedoch versuchen, mit wesentlich mehr Anfragen umzugehen, wird ein solches gängiges Szenario schnell höchst ineffizient, fehleranfällig und nicht skalierbar. 

Als Resultat werden Sie sich in einem Engpass befinden, da Sie nicht in der Lage sind, mehr Anfragen zu bearbeiten. Sie könnten beschließen, mehr Mitarbeiter einzustellen, um den Anstieg zu bewältigen. Dies wird jedoch wahrscheinlich das Umsatzwachstum behindern und zudem eine Menge überarbeiteter, gestresster Mitarbeiter mit sich bringen. 

3. Es nimmt viel Zeit in Anspruch, die Kosten für 3D-gedruckte Teile zu kalkulieren und Angebote an Kunden zu versenden  

Kunden schätzen Reaktionsfähigkeit und Schnelligkeit, besonders wenn es darum geht, Informationen wie Kostenvoranschläge zu erhalten. Manuelle Angebotsprozesse nehmen jedoch viel Zeit in Anspruch, während Ihre Kunden gezwungen sind, Stunden oder sogar Tage zu warten, bevor sie ein Angebot für den gewünschten 3D Druck erhalten. 

Sofortige oder nahezu sofortige Angebote für den 3D-Druck und Auftragsverfolgung in Echtzeit sind heute eine Kernfunktion zur Steigerung der Wertschöpfung im 3D Druckgeschäft. Wenn Unternehmen diesen Service nicht anbieten können, kann sich dies negativ auf Umsätze und die Kundenbindung auswirken.

4. Das Fehlen einer zentralen Echtzeit-Ansicht von Anfragen und Aufträgen

An jedem manuellen Berührungspunkt in der Anfrage- und Auftragsbearbeitung verlieren Sie die Transparenz, die Sie für die effektive Verwaltung eines 3D-Druckgeschäfts benötigen. 

Ohne Transparenz können Sie grundlegende Fragen zu einem Auftrag nicht beantworten, ohne die richtigen Informationen mühsam heraussuchen zu müssen. Wann wurde der Auftrag erteilt? Wie hoch war der Rechnungsbetrag? Wann wurde er versandt? 

Zu viele Informationen, die an zu vielen Stellen gespeichert sind, führen auch dazu, dass dringende Aufträge nicht erkannt und priorisiert werden können. 

Unternehmen sind nicht in der Lage, auf dringende Kundenbedürfnisse und schwankende Auftragsvolumina einzugehen und zu reagieren, und können daher Aufträge nicht schnell genug ausliefern oder proaktiv sein, wodurch sie einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verlieren.

5. Unzufriedenheit beim Kunden 

Ein Schlüsselbereich für 3D Druckunternehmen ist das Verständnis Ihrer Kunden und die effektive Verwaltung der Kundenanforderungen. Eine genaue Erfassung der Kundenwünsche und Aufträge ist für eine effektive Auftragserfüllung entscheidend. 

Um die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen, müssen Sie Ihre Liefertreue erhöhen und die Konsistenz und Genauigkeit Ihrer Versprechen an die Kunden verbessern. 

Mit manuellen Prozessen können Sie keine genauen Terminzusagen machen, die auf den Vorlaufzeiten und Schätzungen der Erfüllungsplanung basieren. Darüber hinaus können lange Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und eine fehlende Verbindung zu Ihren Kunden zu einem geringeren Kundenvertrauen und dem Verlust von Folgeaufträgen führen. 

Warum sollte ich meinen Anfrage- und Auftragsverwaltungsprozess automatisieren? 

Wenn Ihnen die oben aufgeführten Herausforderungen bekannt vorkommen, sollten Sie Ihre eingehenden 3D Druckanfragen intelligenter verwalten.

Hier kann Software zur Automatisierung des 3D Druck Workflows helfen.

Die Überwindung von Ineffizienzen bei der Verwaltung von Anfragen erfolgt häufig durch die Automatisierung eines möglichst großen Teils des Prozesses. 

Damit Sie die Vorteile des Einsatzes von Workflow-Software besser verstehen, untersuchen wir im Folgenden, wie sie Ihnen helfen kann, die Besonderheiten Ihres Anfrage- und Auftragsverwaltungsprozesses zu automatisieren.

5 wichtige Gründe zur Verwendung von 3D-Druck-Workflow-Software zur Verbesserung der Auftragsverwaltung 

1. Zentralisierte Auftragsverfolgung für bessere Sichtbarkeit

Einer der größten Vorteile des Einsatzes einer Workflow-Management Software ist das erhöhte Maß an Transparenz und Organisation, das damit einhergeht. 

Wenn alle Ihre Anfragen an einer Stelle zusammenlaufen, statt verstreut in Emails, Haftnotizen oder Tabellen, geht nichts verloren nichts wird vergessen.

“Die Projekt- und Produktionsteams können ihre Zeit nun effektiver nutzen, da der Zeitaufwand für die Erstellung von Angeboten und die Bearbeitung von Dateien deutlich reduziert wurde. Das bedeutet, dass das Paragon-Team in der Lage ist, seinen Kunden einen verbesserten Kundenservice zu bieten und gleichzeitig weiterhin die schnellstmöglichen Durchlaufzeiten zu liefern.” 

Lesen Sie die Paragon Fallstudie >>

2. Optimierte 3D Druckkostenberechnungen 

3D-Druck-Workflow-Software hilft Ihnen, interne Kostenkalkulationen zu beschleunigen und Angebote an Kunden schneller zu versenden. 

Sie können Ihre Preisformeln einrichten und Preise basierend auf ausgewählten Parametern wie 3D-Drucktechnologie, Materialien, Menge, Produktionszeit sowie Nachbearbeitungsleistungen, leicht berechnen. 

Darüber hinaus bietet die fortschrittliche Software zur Workflow-Automatisierung auch integrierte Werkzeuge zur Dateianalyse und Datenreparatur an. Dies bedeutet, dass der Prozess der Überprüfung, ob CAD-Dateien für den 3D-Druck geeignet sind, vollständig automatisiert ist, was Zeit und Aufwand spart. 

Da ein Großteil des Arbeitsablaufs zur Kalkulation der 3D-Druckkosten automatisiert ist, kann Ihr Team Angebote für Teile innerhalb von Minuten statt Stunden erstellen, mehr Anfragen bearbeiten und schneller auf Kundenanfragen reagieren. 

3. Effizientere Kommunikation mit Kunden 

Eine weitere Möglichkeit, die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden durch Workflow-Software zu beschleunigen, ist die automatisierte Kommunikation durch Vorlagen. 

Mit der Software können Sie eine benutzerdefinierte Bibliothek mit PDF-Vorlagen erstellen und Auslöser für automatisierte Emails an Kunden einrichten. 

Ein Beispiel für die Nutzung dieser Funktion ist die Verknüpfung des Bestellstatus mit einer Email Vorlage. Sobald sich der Auftragsstatus ändert – zum Beispiel, wenn der Auftrag für die Produktion bestätigt wird – wird eine automatisierte Email an einen Kunden ausgelöst, die ihn über diesen Status informiert. 

„Unsere verbesserte Effizienz [Dank der Hilfe von AMFG] bedeutet, dass wir auch einen verbesserten, maßgeschneiderten Service für Kunden anbieten können, die komplexere Projekte haben oder bei denen zusätzliche nachgelagerte Dienstleistungen erforderlich sind. It’s a win, win!” 

Rupert Sleightholme, Projektmanager, ARRK Europe

Der einfache Akt der Verwendung einer Emailvorlage kann Ihren Kundenkommunikationsprozess erheblich verbessern. 

Erstens ermöglicht es Ihrem Team, mehr Zeit für die eigentliche 3D Druckarbeit zu verwenden und weniger Zeit für lästiges Hin und Her aufbringen zu müssen. 

Zweitens helfen Emailvorlagen Ihnen dabei konsistent zu bleiben. Anpassbare Vorlagen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Marke direkt in die Vorlage selbst einzubauen, einschließlich Ihres Logos, Ihrer Farbgestaltung und Ihrer Sprache. 

Und schließlich helfen Ihnen die Emailvorlagen dabei, einen großen Teil menschlicher Fehler und das Risiko des Versendens falscher Nachrichten mit möglicherweise erheblichen Folgen zu vermeiden. 

4. Priorisierung von 3D-Druckanfragen 

Eine 3D Druck Workflow-Management Software ermöglicht es Ihnen, Anfragen zu priorisieren, was sehr vorteilhaft sein kann. So könnten Sie z. B. sicherstellen, dass Ihr bester Kunde immer zufrieden ist, indem Sie seine Anfragen zuerst bearbeiten.

Mit der Workflow-Software von AMFG ist es beispielsweise möglich, Anfragen zu verschiedenen Benutzern zuzuordnen und Prioritätsstufen festzulegen, wodurch es einfacher wird, dringende Anfragen und bevorstehende Termine zu priorisieren. 

Die Priorisierung von Anfragen hilft dem Team, effizienter zu arbeiten, da sie nicht zwischen den Posteingängen hin- und her pendeln und entscheiden müssen, was als nächstes zu tun ist.

5. Kollaboration im Team 

Zusätzlich zu den oben erwähnten Vorteilen des Workflow-Managements können Lösungen zur Automatisierung von 3D Druck Workflows die Zusammenarbeit im Team verbessern. 

Integrierte Kommunikationstools ermöglichen es Ihrem Team, Protokolle und Notizen von Besprechungen, Produktion und weiteren Anmerkungen Teilen hinzuzufügen, so dass alle notwendigen Informationen an einem Ort gespeichert sind und in Echtzeit aktualisiert werden können. 

Wenn ein Kunde zum Beispiel spezielle Anforderungen wie Farbe, Material oder Teileausrichtung hat, kann ein Projektmanager diese Notizen den Teilen hinzufügen. 

Diese Notizen können dann mit den Produktionsingenieuren geteilt werden, so dass diese relevante und zeitnahe Daten über die Teile erhalten. So kann sichergestellt werden, dass die Teile gemäß den richtigen Spezifikationen 3D-gedruckt werden. 

Die Kommunikation mit dem Team über die Workflow-Software hilft Ihnen, alle auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise stehen Sie nicht nur mit dem Team im Einklang, sondern reduzieren auch die Nacharbeit und schaffen einen Fokus auf die kontinuierliche und schnelle Lieferung von hochwertigen Teilen. 

Treiben Sie die Automatisierung im Anfrage- und Auftragsmanagement mit der MES-Software von AMFG voran 

Zusammengenommen können all diese Vorteile Ihre 3D Druckanfrage und die Auftragsverwaltungsprozesse massiv überarbeiten. 

Ohne die Vorteile der Workflow-Automatisierungssoftware werden 3D Druckunternehmen die Grenzen der fragmentierten und manuellen Schritte bei der Verwaltung von Anfragen nur schwer überwinden können. 

Die MES-Software von AMFG hilft dabei, anfragebezogene Prozesse und vieles mehr zu automatisieren, so dass Sie die Auftragserfüllung beschleunigen und Ihren Kunden den besten Service bieten können, den sie verdienen.

Erfahren Sie hier die Vorteile der Workflow-Automatisierung und verbessern Sie Ihre 3D Druckanfragephase mit AMFG